Nouvellement nommé(e) directeur et perdu(e) dans ce qu'il y a à faire, comment s'organiser ? Voici mon organisation et mes p'tits conseils, de ma propre expérience de 3 directions sur 2 départements (à ce jour !).

Une direction, ça peut nous tomber dessus sans prévenir ou on peut l'avoir dans le sang depuis toujours ! Personnellement, j'en ai eu très tôt (T2), car c'était la seule possibilité avec mes points dans mon département pour avoir ma classe à temps plein. Après quelques jours d'hésitation, je l'ai demandée, et puis je l'ai eue ! Depuis, j'ai changé 2 fois d'école et suis à mon 3e poste de directrice consécutif en 3 ans sur 3 écoles différentes, étant à présent T4, et volontairement (oui oui, vous avez bien lu ! ).

• Petite présentation de mon parcours, pour info :

J'étais PES en CE1 dans une école de 10 classes, puis en T1 j'ai eu un poste provisoire de CM1-CM2 à temps plein dans une école de 4 classes.

En T2 j'ai pris la direction d'une autre école de 5 classes, déchargée à quart temps en CM aussi. Malgré mes craintes, ce fut ma meilleure année à ce stade, et de loin. Une direction dans laquelle j'ai trouvé pleinement ma place et ma légitimité, pleine de richesses et d'apprentissages pour moi, un coup de foudre où j'ai pu en même temps m'éclater dans ma classe !

L'année suivante (T3), j'ai changé de département et ai pris une direction d'une école de 2 classes en maternelle triple niveaux, une expérience plus difficile car sans décharge et niveaux inconnus.

Et puis cette année (T4) j'ai demandé une direction d'une école de 10 classes sur deux communes (déchargée à mi-temps), avec des CE1 (grand écart !).

Le tout était en zone rurale, cependant entre ces trois directions, (5 classes, 2 classes et 10 classes), je pense m'être fait une idée assez claire du fonctionnement de ce poste, à mon sens, et de l'organisation que je peux avoir.

• Mes 3 conseils (ça n'engage que moi...) :

1. "Ne repousse rien au lendemain." 

Tu es nommé (de ton souhait ou non) sur une direction, voici mon seul et unique conseil. En fait, ce n'est pas le mien, c'est la dernière chose que m'a dite l'ancienne directrice de mon premier poste de direction en partant après m'avoir transmis tout ce qu'elle avait pu, et je l'ai suivi à la lettre.

En gros, pour être efficace et le moins débordé possible, il faut faire tout ce qu'on peut faire, quand on peut le faire. Comme je le répète souvent à mes collègues telle une vieille mamie de même pas trente ans : "tout ce qui est fait, n'est plus à faire !".

C'est ce conseil que j'ai essayé de suivre depuis que j'ai commencé, et franchement, ça m'a été utile dans bien des situations. Il faut savoir que pire qu'en classe, en direction, on a régulièrement des choses qui nous tombent dessus à l'improviste, des choses urgentes parfois, qu'il va falloir régler rapidement, quelle que soit l'activité qu'on avait prévu de faire à ce moment-là. Et donc pour cela j'essaie de faire tout ce que je peux quand j'en ai le temps, même si la date butoir est dans un mois. Ce qui fait que généralement j'ai peut-être un peu moins de stress car les autres choses urgentes du moment sont déjà gérées (enfin j'essaie) !

2. "Mets-toi des limites."

La direction est une fonction dans laquelle on peut se sentir embarqué rapidement, noyé parfois même, car elle demande une implication forte et impose des responsabilités importantes. Je ne dirais pas que j'arrive toujours à laisser à l'école ce qui y est, cependant, j'essaie de respecter des limites spatio-temporelles. Quand je pars de l'école, je ne réponds plus aux mails (sauf urgences type un collège est absent demain). Pendant les vacances et le week-end, j'essaie de ne pas aller lire. Si je lis les messages, je les classe dans un dossier "à voir" et je m'en occuperai à la rentrée. Bien sûr, période covid oblige, ce règle d'action a été pas mal malmenée par les annonces ministérielles qui interviennent n'importe quand, mais d'habitude ça fonctionne assez bien. D'autres collègues y vont tout le temps et répondent presque 24h/24, chacun son fonctionnement, personnellement ça me rendrait dingue, j'ai besoin de couper un peu.

De même, quand on a la chance d'avoir une décharge, il faut s'en servir. Par rapport au 1e conseil qui tend à aller vers "je fais tout, tout de suite", il faut relativiser sur ce point. En effet, pour ce qui peut attendre 2 ou 3 jours, comme une liste à renvoyer pour l'infirmière par exemple, j'attends ma décharge pour le faire et essaie de ne me consacrer qu'à la classe quand j'y suis. Par exemple pas de téléphone pendant la classe, les mails s'ils peuvent attendre la décharge, ils attendent... C'est un peu schizophrénique peut-être, mais moi ça m'aide à être présente pour mes élèves.

3. "Ecris pour contrer la surcharge mentale."

Dans ma 2e direction, une collègue m'a offert un paquet de post its trop sympas. Cela résume bien mon bureau je pense : je suis une miss post-it ! J'ai rapidement perçu qu'une quantité d'informations et de demandes me parvenaient par jour. Pour éviter d'en oublier et me décharger mentalement, ma technique est très simple : j'écris, sur un post-it, sur mon agenda et/ou calendrier pour les choses à faire plus tard... Que ce soient des rendez-vous/réunions à venir, ou des choses à faire sur mon temps de décharge, des éléments à rendre avec dates butoir comme les passages, conseils d'école, inscriptions, PAI etc... Tout est noté dès que je le sais. Une fois que c'est fait, ça sort de mon esprit comme par magie. Je sais que je ne l'oublierai pas, comme c'est écrit, plus besoin d'y penser !

Idem pour les mails qui peuvent attendre quelques jours ou pendant vacances/week-end. Il peut vite y en avoir beaucoup qui s'accumulent et auxquels il faudra répondre. Pareil, pour éviter la surchauffe, je les lis, puis les classe dans un dossier "à voir" sur la boîte mail. Quand j'ai le temps je m'y recolle, et en attendant ça peut sortir de mon petit cerveau.

• L'incontournable de la direction : les imprévus.

Mais alors qu'est-ce qu'il peut nous tomber dessus sans prévenir, te demandes-tu ? C'est vrai que ça paraît flou, ce que fait un directeur / directrice dans son bureau, ou quand on le croise essoufflé avec un téléphone et une liasse de mots à distribuer dans les mains. Voici quelques exemples (liste non exhaustive bien sûr).

• Les imprévus qu'on ne peut pas prévoir :
  • des collègues qui nous sollicitent pour une situation compliquée et urgente (agression, signalement de violence à effectuer, problème avec un parent, plainte...)
  • des parents (situation familiale difficile à un moment donné, questionnement/plainte envers quelque chose...)
  • des absences de collègues et la gestion de l'éventuel remplacement
  • un problème dans les locaux (fuites, tuyauterie bouchée, plus de papier/savon, portes/fenêtres qui ne ferment plus, pertes de clés, intrusion par effraction pendant le week-end etc.)
  • des demandes des collectivités diverses (comptes, budgets pour des voyages, listes de choses à acheter...)...
  • les enquêtes nationales à remplir : arts, citoyenneté, numérique, but indéterminé pour certaines...

• Les imprévus qu'on aurait pu prévoir (mais qu'on a oubliés/auxquels on n'a pas pensé/pour lesquelles les personnes concernées n'ont pas pensé à nous avertir...) :
  • les équipes éducatives / ESS : je les demande dès le début de l'année pour pouvoir les planifier à l'avance et éviter d'en avoir 15 dans la même période (je me suis déjà faite avoir donc je fais gaffe !). Plus l'école est grosse, plus il y en a. Mais parfois certaines petites écoles ont beaucoup de besoins, donc méfiance !
  • domaine de la santé : des nouveaux PAI à effectuer, les bilans de santé des GS, MS voire PS et CE2 selon les circonscriptions... Je ne parle pas du Covid, bien sûr, sinon on n'a pas fini ;)
  • les interventions artistiques / sorties : cinéma, musique, associations diverses
  • les réunions diverses avec les collectivités, APE, représentants de parents... en plus des autres ;)

• Le calendrier du directeur : un outil important pour visualiser l'année

Je ne vais pas refaire ce calendrier, on le voit un peu partout et surtout Eduscol en a fait un plutôt bien fait, sur lequel je me suis appuyée au début et qui est assez fidèle à la réalité de ce qui est à faire au cours de l'année, mois par mois.

• Mon organisation matérielle :
  

Je suis une vraie fourmi, formée par la 1e directrice qui m'a laissée sa place, j'ai reproduit sa façon de faire très sécurisante. Le maître-mot : on archive tout, ou presque. Comme ça si plus tard quelqu'un reparle de quelque chose, demande tel document, ou alors qu'il faut refaire un mot/doc l'année d'après, pas besoin de se creuser la tête pendant des heures et tout refaire, il suffit d'aller chercher où c'est stocké.

• L'ordinateur (mes dossiers, sauvegarde...) :
  • SECURITE (PPMS, incendie, infractions...) ;
  • COMPTES (coopé, mairie, APE...) ;
  • MAIRIE (documents en tous genres de la mairie, demandes de travaux) ;
  • VIE PEDAGOGIQUE (sorties, projets, numérique, projet d'école, piscine...) ;
  • SUIVI DES ELEVES (équipes éducatives, PPRE, RASED, ESS...) ;
  • SANTE (PAI, MDPH, CMS, infimière pour les bilans de santé, GEVASCO...)
  • CONSEILS (des maîtres, de cycles, d'école)
  • INSPECTION (imprimés officiels d'absence/sorties etc, réunions de directeurs, circulaires...)
  • COLLEGE (passages, Affelnet...)
  • Classement par dossier : chaque dossier a un sous-dossier de l'année en cours, je peux donc facilement retourner dans celui de l'année dernière sans mélanger avec les documents actuels.
  • Sauvegarde : j'en fais une du dossier DIRECTION une fois à chaque vacances sur une clé usb ou disque dur externe.

• Format papier :

J'utilise des pochettes cartonnées à élastiques, une couleur par type de dossiers. Toutes les pochettes de sécurité et santé sont rouges, le suivi des élèves est en jaune, la mairie et travaux en violet, vie pédagogique en vert, les comptes en bleu etc. Dans chaque dossier je mets un sous-dossier avec l'année, comme sur l'ordinateur. Je ne jette quasiment rien, tout est archivé là-dedans au fil des années.

J'ai par ailleurs 3 gros classeurs : 1 fiches de renseignements de tous les élèves inscrits cette année, 1 autre pour tous les conseils (jamais vidé), 1 autre pour les documents officiels (une petite quantité de chaque en cas de besoin : accident scolaire, absence PE, décharge de sortie, autorisations diverses, signalements et IP, documents d'inscription etc.).

• Gestion du quotidien :

Pour ma part, j'ai quelques petits dossiers qui sont sur mon bureau et qui bougent tout le temps selon ce que j'ai à faire, pour éviter d'avoir des paperasses qui s'éparpillent.

- dossier "à suivre" : je mets dedans tous les documents ou notes sur des choses à faire bientôt, pas encore réalisées. Une fois que c'est fait je jette ou j'archive selon le besoin.

- dossier "conseil des maîtres" : je mets au fur et à mesure les choses dont j'aurai besoin au prochain conseil.

- dossier "conseil d'école" : idem.

- dossier "inscriptions ou PPMS" : à voir en fonction du moment de l'année.

- classeur "équipes éducatives à venir" : comme j'en ai pas mal, j'imprime et place les invitations d'équipes éduc' par ordre chronologique dans ce classeur. Cette invitation et le compte-rendu papier finissent dans la pochette d'archives + pochette de l'élève.

Au quotidien par ailleurs, il faut relever le courrier de la boîte aux lettres, les mails au moins 3 fois par jour selon moi, pareil pour les messages téléphoniques, selon les écoles il peut y avoir la gestion des poubelles pour le relevé hebdomadaire aussi.

Si j'ai le temps un jour, je posterai quelques articles sur la marche à suivre de certaines manœuvres incontournables comme les inscriptions, l'équipe éducative, les conseils...

Peut-être que cet article t'aura aidé à y voir plus clair si tu prends une direction, mais c'est uniquement ma manière d'aborder les choses ! Chaque directeur trouve ses marques pour exercer cette fonction passionnante ! Bon courage et ne t'en fais pas trop, ça ira !